Termenii de
referinta bine elaborati reprezinta baza exercitiilor de evaluare utile, si
prin urmare trebuie ganditi cu atentie.
De ce Termeni de Referinta?
Termenii de
referinta au patru scopuri principale:
·
Permit tuturor actorilor implicati
intr-un proiect/program, in special celor care incredinteaza activitatile catre
terti, si celor ale caror activitati se doresc a fi revizuite, sa ajunga la un
acord privind scopul exercitiului de evaluare si sa inteleaga modul in care
acesta se va desfasura.
·
Formeaza baza pentru modul in care
consultantii externi vor raspunde la cerinte.
·
Termenii de Referinta finali,
agreati, reprezinta baza contractului intre cei care au solicitat exercitiul si
echipa de evaluare.
·
Termenii de Referinta trebuie sa fie
suficient de detaliati pentru a le permite consultantilor externi sa inteleaga
modul in care trebuie sa elaboreze si sa bugeteze propunerile lor, si sa
produca o licitatie competitiva (de ex. numarul de calatorii de efectuat si
institutii care trebuie vizitate, si numarul estimat de om/zile).
Ce trebuie sa contina?
·
Un titlu, care sa explice tipul de
exercitiu care trebuie intreprins (evaluare de tip ex ante, interim, final, ex
post sau tematica)
·
Un scurt context al politicii sau
strategiei, politicii sau programului care urmeaza a fi evaluat, si referintele
unde pot fi gasite informatii mai detaliate
·
O lista de intrebari agreate de
catre principalii actori, precum si aspecte care trebuie luate in considerare
de catre echipa de evaluatori
·
Modul in care se va derula
exercitiul (studiu de documente, activitati de teren, raportare)
·
Timpul si locul unde se va desfasura
exercitiul, incluzand orice termene limita care trebuie respectate pentru a
raporta constatarile si recomandarile in cadrul unei sedinte a factorilor de
decizie, persoanele cheie cu care trebuie sa se consulte echipa
· Documentele care trebuie consultate
·
Tipurile de aptitudini si experienta
pe care trebuie sa le aiba echipa de evaluatori (inclusiv experienta in cadrul
sectorului sau tarii respective)
·
Un sumar al datelor de intrare, exprimat
in termeni de zile/om
·
Un sumar al rezultatelor exprimat in
termeni de rapoarte intermediare si
rapoarte finale, precum si prezentari si workshop-uri pentru feedback/
constatari
·
Formatul si cerintele referitoare la
raportul final
·
Suportul care trebuie oferit echipei
si acordurile privind raportarea catre persoanele care gestioneaza contractul
Aspecte la care trebuie sa va ganditi
·
Cine sunt actorii principali in
acest exercitiu si cine trebuie consultat in elaborarea Termenilor de
Referinta?
Exercitiile
de evaluare reprezinta exercitii comune, desfasurate adesea in interesul mai
multor ministere sau institutii publice. Pentru a evita duplicarea, ca si
pentru a utiliza potentialul sinergetic, consultati-va cu colegii de la alte
organisme publice care ar putea fi interesati in evaluare, si integrati
intrebarile lor la care trebuie sa raspunda raportul de evaluare.
·
Incurajati workshop-urile actorilor
principali, pentru a lua in considerare constatarile pe masura ce progreseaza
evaluarea
Oportunitatile
de consultari iterative trebuie integrate in design si mentionate in ToR.
Exercitiile de evaluare sunt sensibile
si pot produce anumite emotii. Pentru a disipa tensiunile si pentru a va
asigura de acuratetea constatarilor, actorii-cheie trebuie sa aiba sansa sa
comenteze pe masura ce studiul progreseaza.
·
Proprietatea asupra constatarilor si
actiunilor rezultante
Exercitiile
de evaluare sunt scumpe in termeni financiari si timp de tranzactionare.
Constatarile trebuie sa fie utile in imbunatatirea eficacitatii politice in
ansamblu. Aceia care lanseaza aceste studii trebuie sa se gandeasca de la
inceput la modul in care vor fi utilizate aceste constatari. Rapoartele finale
pot fi ajustate astfel incat sa se incadreze in perioadele in care se iau deciziile.